Comme chaque entreprise, les activités de Smart PS ont été impactées par la crise inédite du coronavirus.
Comme chaque entreprise, nous avons dû nous adapter jour après jour, voire heure après heure, pour garantir la sûreté de nos clients et de nos équipes.
Le secteur de la sécurité privée a cela de particulier qu’il fait partie, comme de nombreuses autres professions, de la “deuxième ligne” dans la guerre déclarée au Covid-19. (la première ligne étant avant tout composée du personnel soignant).
Comment alors assurer à la fois la sécurité des agents, le respect des mesures sanitaires et la protection des entreprises que nous accompagnons – qui en ont d’autant plus besoin dans cette période troublée -?
Retour en trois points sur les actions que nous avons menées pour gérer cette crise en interne et qui sont amenées à être renforcées lors du déconfinement.
Plan de continuité d’activité
Parce qu’il fallait naviguer à vue à court terme et que la nécessité d’assurer la sécurité des entreprises ne s’arrête pas, la première décision fut, dès le vendredi 6 mars, d’organiser notre première réunion de crise. Le but de celle-ci : évaluer la situation tout en anticipant les besoins spécifiques actuels et à venir. Garantir notre capacité à poursuivre nos activités, en tenant compte des inconnus concernant les nouvelles règles sanitaires à venir
Le confinement décrété, nous avons choisi de garder notre responsable d’Exploitation, son adjoint ainsi que notre responsable RH en télétravail. Cette organisation nous garantissait trois choses :
- D’assurer un lien direct et constant (par téléphone et par mail) avec nos agents et nos clients
- De gérer toutes les modifications de planning suite aux demandes de nos clients ou de nos agents (gardes d’enfants, mise en quarantaine préventive, personnes à la santé plus sensible que leurs collègues, arrêts de prestations de certains sites…)
- De permettre la bonne gestion du règlement des salaires ainsi que de l’administration générale de l’entreprise
Protection sanitaire des agents
La sécurité de nos agents s’est naturellement avérée être l’absolue priorité dans toutes nos décisions. Nous avons commencé à communiquer largement avec nos équipes sur les règles d’hygiène et de distanciation à respecter dès le 6 mars.
Nous remercions d’ailleurs nos clients du secteur pharmaceutique pour leur transmission de notes d’informations ainsi que des mesures prises en interne. Ces informations ont été d’une aide inestimable dans notre gestion et communication de crise.
La présence au bureau a elle aussi pu être organisée de manière à ce que chacun soit dans un bureau fermé, avec désinfection quotidienne des bureaux et des ouvrants.
À compter du 6 mars, nous avons été en recherche quotidienne de gants jetables, gel ou lotion hydro-alcoolique, lingettes désinfectantes, visières puis masques, à partir du moment ou nous avons eu l’autorisation de commander ces derniers. La distribution s’est faite au fil de l’eau des approvisionnements et se poursuit encore. Nous parvenons depuis le 14 avril à fournir l’ensemble de nos sites.
Le rappel constant et toujours en place des règles de distanciation sociale a bien sûr joué un rôle majeur dans cette réorganisation.
Encore une fois, nous tenons à remercier certains de nos clients qui ont mis à la disposition de l’ensemble de nos salariés une partie de leur production de solution hydro-alcoolique et mise en relation auprès de leur fournisseur de visières.
L’encadrement du service exploitation étant confiné, la direction générale ainsi qu’un coordinateur de sites se sont assurés personnellement de la distribution ainsi que du contrôle des conditions sanitaires de chaque site. Tous ont été visité personnellement a minima chaque semaine pour les 2 premières semaines du confinement puis tous les 15 jours (toujours a minima par la suite). Ce qui représente plus de 300 contrôles/visites de sites effectués lors des 6 premières semaines de confinement.
Cette présence sur le terrain avec nos équipes nous a vite paru indispensable. Pour assurer le respect de leurs conditions de travail, distribuer à chaque agent les équipements nécessaires, plus largement échanger personnellement sur leurs ressentis et manière d’aborder une crise sanitaire inédite dans notre histoire.
Accompagnement et communication avec les équipes
La manière d’appréhender une telle situation est un aspect au final très personnel, qui dépend de nombreux facteurs tels que le rapport à la maladie, l’histoire familiale, la gestion du stress ou encore l’exposition à certaines sources d’information.
Pour accompagner au mieux cette période particulière, nous avons veillé à communiquer de manière hebdomadaire, en conjuguant flashs info sur sites et emails. Le but : transmettre directement les dernières directives et informations dont nous avons pu disposer.
Il ne nous semblait pas envisageable de demander à nos équipes d’être sur le terrain sans que la direction générale de l’entreprise y soit également. Cette présence nous a permis, lors de nos contrôles/visites des sites, de pouvoir échanger sur la façon dont chaque agent gérait personnellement la situation.
Enfin, point essentiel dans un contexte marqué d’incertitude, nous avons mis l’accent sur le fait de ne partager que des informations avérées à nos équipes, en marquant bien la différence entre une rumeur, un fait ou une opinion.
La fin du confinement correspond pour nous au renforcement de toutes ces dispositions, afin de toujours garantir la sécurité de nos salariés, dans une période ou les activités de nos clients – et donc les contacts humains- vont être en très nette augmentation.
Nous tenons à remercier chacun de nos agents, partenaires et clients pour l’implication et l’adaptation dont il a fait preuve dès le début de cette crise majeure. Nous avons tous ensemble réussi à organiser et assurer efficacement la continuité de nos services, et bien au-delà.
Nous nous sentons réellement grandis, tant humainement que professionnellement.
Merci encore.